ブレストとかフリーディスカッションなんていう名の会議をしている会社はとても多いようです。
ブレストというのはブレーンストーミング（Brainstorming）の略ですが、要するに議題を決めずに各自、自由に意見を交換し合う場。
活発な意見が交換され、一見効率的な会議に見えますが、実はこのブレストって単なる時間の無駄でしかありません。
どうすれば会議は効率的に出来るのでしょうか？
目次
効率的な会議
ブレストはなぜ意味がないのか？
ブレストは、自由奔放に意見を出させる場としては意味があります。
新人が入ってきた部署の会議とか、普段意見が出にくい人材を慣らす場とか。
意味を持ってブレストをするのであれば問題ありません。
意味がないのは、ブレストを普段の会議に取り込んでいること。
下手すりゃすべての会議がブレストになってしまっている。
御社の会議がこんな会議ばかりなのであれば、やり方を見直す必要があるでしょう。
ブレストというと聞こえはいいですが、結局ただのおしゃべり会です。
道端で井戸端会議をしているのとなんら変わりありません。
会議というのは、多くの人材の時間を消費している貴重な時間なのです。
その時間を無駄に使うというのは、企業にとっては大きな損失なのです。
効率的な会議とは？
会議を実施するためには、最低限以下の事は厳守すべきです。
- 議題を決める
- 進行役を決める
- アジェンダ通りに進める
- 時間を決める
- 議事録を取る
議題を決める
まず議題がないのであれば、そもそも会議をすべきではありません。
会議というのは、議題に対してその課題を認識し、今後の方針を決めるための場所です。
議題がないのに集まるからブレストになってしまうのです。
定例会議にしても、毎月課題をあぶり出し、次回までの方針を決める。
次月その課題は解消されたのか？新たな課題が見つかったのか？これ以降の方針はどうするのか？
と、毎月の会議を数珠つなぎにつなげていかないと価値を発揮しないのです。
進行役を決める
その次に進行役は必ず決めましょう。
出来れば進行役は、一番上の上司とか社長さん以外がいいでしょう。
というのも、会議って原則偉い人とか社長さんの独演会になりがちです。
社長の話す時間は何分！と決めて進めないと、結局毎回同じ会議になってしまうのです。
アジェンダを作る
そしてアジェンダは必ず作って事前に配布すべきです。
今回はどんなことを話すのか？その議題に向けて各自テーマを持ち込み、会議の場でぶつけるのです。
予習のためにも、会議を円滑に進めるためにもアジェンダは必須です。
時間を決める
会議はダラダラやってはいけません。
終業時間の18時から会議をはじめ、延々と話し続ける会議もありますが、それではただだらけるだけ。
前述したとおり、会議は全員の時間を奪う行為ですので、1時間、2時間と時間は事前に決めておくべき。
その時間を見ながら、各自話す項目を考える。
それにより効率が上がるのです。
議事録を取る
議事録は必須です。
どんなことが決まったのか？
次回の課題は何なのか？
どんな宿題が残ったのか？
この議事録は全員に展開し、全員で共有する。
そしてその議事録を毎回会議の最初で見直すといいでしょう。
会議に必須の参加者は？
そして会議には必ず参加しなければイケない人がいます。
それはその議題の決裁者です。
例えば新しい企画を始めるための会議をするとします。
その会議に企画を決済する人がいないと時間の無駄なのです。
例えばこのための予算はどうする？
このための人員はどう配置する？
この人はどのくらいこの企画に参加できる？
という決め事を決裁者がいないところで話し合ったところで、決裁者がノーと言ってしまえば話し合ってた時間はパー。
ちょっと偉い人の決済が必要、確認が必要というときに、その場に決裁者がいてくれれば話はスムーズに進みます。
この企画を進めるにあたってキックオフの飲み会をやりたいんですが、経費使ってもいいすかね？
なんてことをその場で確認できれば、イチイチ決済を待つ必要がなくなりますからね。
まとめ
何度も言いますが、会議は多くの社員の貴重な労働時間を一斉に奪う場です。
ブレストなんて口実でただのおしゃべり会になるのは本末転倒なのです。
会議を効率的に回せる会社は、大きな成果を上げられる会社です。
自分の会社の会議に無駄がないか？もう一度見直してみる事をお勧めします。
